ניהול משא ומתן עסקי הוא לא כישרון מולד. זה מה שאני אומר לכל לקוח שיושב מולי ומספר לי שהוא "פשוט לא טוב במשא ומתן". שטויות. אחרי חמש עשרה שנה שאני מלווה עסקים, ראיתי מנהלים ביישנים שהפכו למנהלי משא ומתן מעולים, פשוט כי הם למדו את הכללים. במאמר הזה אני רוצה לשתף אתכם ב-8 טכניקות שעובדות בשטח, לא בתיאוריה מהספרים.
למה ניהול משא ומתן עסקי הוא מיומנות שאפשר ללמוד
הרבה אנשי עסקים חושבים שמשא ומתן זה עניין של אישיות. מי שנולד "כריש" ינצח, ומי שנולד רך ילך הביתה עם פחות כסף. זה פשוט לא נכון. משא ומתן זה תהליך מובנה, עם שלבים ברורים, ואם אתה מבין את המבנה שלו אתה יכול לשלוט בו.
הניסיון שלי מלמד אותי שהצד שמגיע הכי מוכן, לא הצד שצועק הכי חזק, הוא זה שיוצא עם התוצאה הטובה יותר. זה נכון גם בעסקאות של מיליוני שקלים וגם בשיחה עם ספק קטן על תנאי תשלום.
טכניקה 1: הכנה היא חצי מהניצחון
אני אף פעם לא נכנס לחדר משא ומתן בלי לדעת בדיוק מה הצד השני צריך, מה הלחצים שלו, ומה קו האדום שלו. זה לוקח זמן, כן, אבל זה חוסך זמן פי עשרה בהמשך.
לפני כמה שנים ליוויתי חברת יבוא שרצתה לחתום הסכם הפצה עם ספק סיני גדול. הצד שלנו הגיע לפגישה הראשונה עם דוח מפורט על מצב המלאי של הספק, על התחרות שלו באזור, ועל לוח הזמנים הפיננסי שהוא היה תחתיו. כשהתחלנו לדבר על מחיר, הבנו שהספק צריך לסגור עסקה עד סוף הרבעון בגלל דוחות לבנק. זה שינה את כל מאזן הכוחות.
טכניקה 2: תגדיר לעצמך את ה-BATNA
ה-BATNA, או במילים פשוטות - מה האלטרנטיבה שלך אם העסקה הזו נופלת, הוא כלי שכל מנהל צריך להכיר. אם אין לך אלטרנטיבה, אתה נכנס לחדר עם יד חלשה, גם אם אתה לא מרגיש ככה.
אני תמיד אומר ללקוחות שלי: תבנו לעצמכם אלטרנטיבה לפני שאתם מתיישבים לשולחן. אפילו אם היא לא מושלמת. זה נותן לכם ביטחון אמיתי, לא מדומה, כי אתם יודעים שיש לכם דלת יציאה.
טכניקה 3: תשתמש בשתיקה כנשק
ישראלים לא אוהבים שתיקות. אנחנו ממהרים למלא כל רגע ריק בדיבור, ולפעמים זה עולה לנו ביוקר. כשהצד השני מציע משהו ואתה שותק במקום להגיב מיד, לפעמים הוא ימשיך לדבר וייתן לך מידע שלא היית מקבל אחרת.
זה נשמע פשוט אבל זה קשה לביצוע. תתאמן על זה בפגישות קטנות לפני שאתה מנסה את זה בעסקה גדולה.
טכניקה 4: תמיד תשאל שאלות פתוחות
במקום להגיד "המחיר הזה גבוה מדי", תשאל "איך הגעתם למחיר הזה?". השאלה הפתוחה מוציאה מהצד השני מידע, בעוד שהמשפט הסגור רק יוצר עימות.
אני רואה את זה שוב ושוב אצל לקוחות. ברגע שהם עוברים משפה של הצהרות לשפה של שאלות, הטון של כל השיחה משתנה. פתאום זה נהיה שיחה משותפת ולא קרב.
טכניקה 5: תפריד בין האנשים לבעיה
הגישה הזו מגיעה מהמודל המפורסם של אוניברסיטת הרווארד לניהול משא ומתן, ואני משתמש בה כמעט בכל פרויקט. במקום לתקוף את האדם שמולך, תתקוף את הבעיה. זה מונע מהשיחה להפוך אישית ולהיסגר.
אפשר לקרוא עוד על השיטה הזו במקורות אקדמיים באנגלית כמו באתר Getting to Yes, שמסביר את העיקרון הזה לעומק.
טכניקה 6: תן לצד השני להרגיש שהוא ניצח
עסקה טובה היא לא כזו שבה אתה מנצח בגדול והצד השני יוצא מרוקן. עסקה טובה היא כזו שבה שני הצדדים חוזרים הביתה עם תחושה שהם קיבלו משהו. אם הצד השני מרגיש מרומה, הוא ימצא דרך "לנקום" בהמשך הדרך, בין אם דרך איכות שירות נמוכה או דרך הפרה שקטה של תנאים.
ראיתי את זה קורה עם לקוח שסגר עסקת שכירות אגרסיבית מדי מול בעל נכס. תוך חצי שנה בעל הנכס מצא כל דרך אפשרית "לשכוח" תיקונים ותחזוקה. העסקה על הנייר הייתה מצוינת, אבל בפועל היא עלתה לו הרבה יותר.
טכניקה 7: תדע לפרק את הבקשה לחלקים
במקום להתמקד רק במחיר, תפרק את העסקה לרכיבים - תנאי תשלום, זמני אספקה, אחריות, בלעדיות. לפעמים אתה יכול לוותר על נקודה אחת ולקבל שתיים אחרות שחשובות לך יותר. זה עקרון פשוט אבל אנשים שוכחים אותו כשהם מתמקדים רק במספר הסופי.
זה קשור ישירות גם לניהול תזרים המזומנים של העסק. אם אתה שם לב לתנאי תשלום ולא רק למחיר, אתה יכול לשפר מאוד את מצב הנזילות שלך גם אם המחיר הסופי לא ירד בכלל. כתבתי על זה בהרחבה במאמר על ניהול תזרים מזומנים.
טכניקה 8: תדע מתי לקום מהשולחן
זו אולי הטכניקה הכי חשובה ובאותו זמן הכי מוזנחת. עסקה רעה עדיפה על אף עסקה, אבל לא תמיד. לפעמים הדבר הכי חכם שאתה יכול לעשות זה לקום ולעזוב, גם אם זה מרגיש לא נעים.
הפעם היחידה שראיתי לקוח מפסיד גדול היה כשהוא סירב לקום מהשולחן מתוך פחד לאבד את העסקה. הוא הסכים לתנאים שהיו בבירור לא כלכליים, רק כי הוא לא רצה "לצאת בידיים ריקות". שנה אחרי זה הוא הגיע אליי עם עסק בקושי שורד, כי מרווח הרווח מהעסקה הזו היה שלילי בפועל אחרי כל העלויות הנסתרות.
הסיפור של דני והמפעל בצפון
אני רוצה לספר לכם על מקרה שממחיש כמעט את כל הטכניקות ביחד. דני, בעל מפעל קטן לרהיטים בצפון, פנה אליי כי הוא היה צריך לחדש הסכם עם הספק הראשי שלו של עץ באיכות גבוהה. הספק ידע שדני תלוי בו, ודרש העלאת מחירים של 18 אחוז.
ישבנו יחד והכנו תיק שלם. בדקנו ספקים אלטרנטיביים באירופה, גם אם לא היינו בטוחים שנעבור אליהם בפועל - זה נתן לדני BATNA אמיתי. פירקנו את הדרישה של הספק לרכיבים: מחיר, כמות מינימלית להזמנה, זמני אספקה, ותנאי תשלום.
בפגישה עצמה, דני לא נכנס עם "המחיר גבוה מדי". הוא שאל את הספק שאלות פתוחות על עליית מחירי חומרי הגלם שלו עצמו. גילינו שהספק באמת מתמודד עם עליית עלויות, אבל לא ב-18 אחוז, אלא בהרבה פחות. במקום להתעקש רק על המחיר, דני הציע להאריך את החוזה לשלוש שנים במקום שנה, תמורת עלייה מתונה יותר של 7 אחוז. הספק קיבל ביטחון לטווח ארוך, ודני קיבל תנאים שהוא יכול לחיות איתם. שני הצדדים יצאו מהחדר מרוצים, וזה בדיוק מה שהופך עסקה לבת קיימא.
איך זה מתחבר לניהול התפעולי של העסק
ניהול משא ומתן עסקי לא קיים בוואקום. הוא חלק בלתי נפרד מהדרך שבה אתה מנהל את העסק שלך בכללותו. עסק שיודע לצמצם בזבוז בתהליכים הפנימיים שלו, מגיע לשולחן המשא ומתן עם עמדת כוח חזקה יותר, כי הוא פחות תלוי בכל עסקה בודדת.
אני ממליץ לכל לקוח שלי לבדוק גם את התהליכים הפנימיים לפני שהוא נכנס למשא ומתן חיצוני. אם יש לך בזבוזים גדולים בתפעול, אתה תמיד תיכנס למשא ומתן מעמדת חולשה, כי אתה זקוק לתוצאה יותר משהצד השני זקוק לה. מי שרוצה להעמיק בנושא הזה, אני ממליץ על המאמר שלי בנושא צמצום בזבוז בעסק, שמסביר איך לחזק את הבסיס התפעולי כדי לשפר גם את יכולת המיקוח שלך.
לסיכום העניין בלי לסכם רשמית
משא ומתן עסקי טוב לא נולד מכריזמה או מגישה תוקפנית. הוא נולד מהכנה, מהבנה של הצד השני, ומיכולת לשמור על קור רוח גם כשהלחץ עולה. הטכניקות שהצגתי כאן, מהכנה מוקדמת ועד ידיעה מתי לקום מהשולחן, הן כלים שכל בעל עסק יכול לתרגל ולשפר עם הזמן.
לפי נתונים שמפרסם משרד הכלכלה והתעשייה, אחת הסיבות המרכזיות לכישלון עסקאות בין חברות קטנות לספקים גדולים היא חוסר הכנה מספק לפני המשא ומתן. אפשר לקרוא עוד על הנחיות והמלצות בנושא ניהול עסקי נכון באתר משרד הכלכלה והתעשייה. בסופו של דבר, ככל שתתרגלו את הטכניקות האלה יותר, כך תגלו שמשא ומתן הופך מחוויה מלחיצה לכלי עבודה שאתם שולטים בו לחלוטין.